Préparer votre AG en toute sécurité juridique : la check-list

Bien préparer son assemblée générale annuelle

La saison des assemblées générales démarre pour beaucoup d’associations, et en particulier pour celles qui doivent faire approuver leurs comptes dans les 6 mois de la clôture de leur exercice clos au 31 décembre.

C’est donc pour vous le moment de fixer l’ordre du jour, de préparer les convocations, d’anticiper le déroulement de la réunion et les projets de résolutions à soumettre au vote des membres de l’association.

Réussir son assemblée générale en 10 étapes

Pour vous permettre de ne rien oublier, nous vous proposons une liste des différents points à respecter :

1. Arrêter la date, l’heure, le lieu de l’assemblée, en s’assurant de la disponibilité des personnes clés (président, trésorier, commissaires aux comptes…) et de locaux adaptés à l’assistance attendue.
2. Fixer l’ordre du jour, ce qui relève parfois du Conseil d’administration ou du Bureau de l’association, et pas uniquement du président.
3. Rédiger la convocation qui doit mentionner a minima la date, l’heure, le lieu de la réunion et les points à l’ordre du jour.
4. Préparer un pouvoir à compléter par les membres ne pouvant assister à la réunion et souhaitant se faire représenter à l’AG.
5. Identifier les membres à convoquer : c’est le moment de vérifier qui est membre de l’association et doit être convoqué à l’AG.
6. Envoyer les convocations : une fois la liste des membres arrêtée, la convocation est ensuite adressée par courrier postal ou par e-mail, selon ce que vos dispositions statutaires permettent.
7. Prévoir la communication ou la mise à disposition aux membres des documents ou informations (rapport financier, rapport d’activité…) leur permettant de voter de manière éclairée à l’AG.
8. Préparer le déroulement de l’AG et les résolutions à soumettre au vote, vérifier dans les statuts le quorum nécessaire pour la validité des votes sur les décisions prévues ainsi que les majorités requises.
9. Prévoir la liste d’émargement à faire signer à l’entrée en séance, avec le cas échéant une case pour les personnes qui ont des pouvoirs.
10. Prévoir l’urne, les enveloppes et les bulletins pour les votes à bulletin secret s’il y a lieu.

Pratique ! Demandez-nous la check-list à imprimer, réservée à nos clients et proposée gracieusement à nos lecteurs.

Après l’Assemblée générale, il faudra établir le procès-verbal qui retranscrira les décisions prises.

Que disent vos statuts ?

Pour éviter toute erreur dans la préparation et l’organisation de l’AG, commencez par relire les statuts et s’il existe, le règlement intérieur de l’association.

Vous y trouverez sans doute les informations essentielles sur les règles à respecter pour préparer correctement votre assemblée générale.

Dans le silence des textes, reprenez les usages antérieurs et envisagez de compléter vos textes statutaires sur ce point.

Mais au fait, pourquoi autant de formalisme ?

 

Respecter la procédure prévue, c’est limiter les risques

Le respect des règles statutaires permet de sécuriser les décisions qui seront prises par votre assemblée générale et limiter d’autant les risques de remise en cause de ses décisions.

Les précautions que vous prenez en amont, dans la préparation de la réunion, permettent de sécuriser le processus décisionnel.

Le procès-verbal de la réunion est quant à lui un document probant.

Il doit vous permettre de démontrer les décisions prises et le fait qu’elles l’ont été conformément aux règles statutaires en vigueur.

Il doit donc, pour être utile, contenir les informations pertinentes quant aux personnes présentes, aux modalités de convocation, aux points à l’ordre du jour, aux informations communiquées aux membres, aux décisions prises, aux résultats des votes.

 

Et s’il y a des erreurs ? La prescription est de 5 ans…

Vous n’êtes pas à l’abri d’une action en justice d’un membre qui viendrait contester la validité de l’assemblée générale ou de l’une de ses délibérations.

Dans une telle situation, il est légitime de se demander s’il y a un risque que l’assemblée générale soit annulée par un juge.

Pensez que cette nullité pourrait être demandée par une personne ayant un intérêt, devant le tribunal de grande instance compétent pendant 5 ans.

En cas de doute, et pour éviter qu’un juge prononce la nullité de l’assemblée générale, il est encore possible de ratifier la décision a posteriori, c’est-à-dire de refaire voter, de manière régulière, la décision prise.

Il s’agit de faire confirmer ladite décision par l’organe compétent ou en cas de doute, par l’organe souverain de l’association c’est à dire l’assemblée générale.

Ce processus de ratification de la décision prise, reconnu depuis longtemps par la jurisprudence [1] et inscrit dans le code civil [2], permettra le cas échéant de couvrir le risque de nullité de ladite délibération.

Il existe donc une solution civile en cas de doute sur la validité d’une décision particulière.

Attention toutefois, certaines décisions, comme la décision de licencier, ne peuvent pas être régularisées.

 

Vous souhaitez sécuriser votre processus décisionnel ou pour tout complément d’information, vous pouvez nous contacter par téléphone au 0156742558 ou bien écrivez-nous par email.

[1] Cour de cassation, 1ère chambre civile, 2 décembre 1975, n°74-14400

[2] Code civil en vigueur depuis le 1er octobre 2016, article 1156, alinéa 3