Pourquoi vous devez changer vos statuts… et c’est une bonne nouvelle !

Souvenez-vous, c’était il y a près de dix ans, vous avez créé, avec une poignée de fidèles, votre association. Vous étiez enthousiastes, avec une dizaine de projets à déployer, un lancement à organiser…

Pour déclarer votre association en préfecture et ouvrir le compte bancaire dont vous aviez besoin pour gérer l’association, encaisser vos dons et cotisations, payer vos premières dépenses…il vous fallait en urgence des Statuts.

Pressés par les délais, vous avez repris en ligne un « modèle de statuts d’association loi 1901 » que vous avez vaguement personnalisé… en fait vous avez juste indiqué le nom de l’association, son objet et la date de création.

Retour cette année, votre association va bientôt fêter son dixième anniversaire et ces statuts « par défaut ». Vous avez déjà pu, à plusieurs occasions, vous rendre compte que vos statuts ne sont vraiment pas adaptés à la réalité de l’activité de votre association aujourd’hui :

• Vos statuts prévoient par exemple que seul le Conseil d’administration est compétent pour valider l’embauche d’un collaborateur.
  Cela pouvait se comprendre quand vous étiez 6 membres et embauchiez votre premier salarié, mais n’a plus de sens aujourd’hui : votre association embauche plus de 20 salariés et faire valider en CA le prochain contrat de qualification pour la rentrée est tout sauf pratique !
• Vos statuts prévoient la convocation de l’assemblée générale,  par courrier recommandé avec accusé de réception, ou remise en mains propres, transmis au moins 15 jours avant la réunion.
  Quand vous étiez 6 convoqués, la convocation était remise en main propre aux membres de l’association, lesquels se voyaient régulièrement.
  Maintenant que vous avez convaincu près de 200 membres de vous rejoindre au sein de l’association, la charge de travail et les frais d’envoi de la convocation et des documents de séance en recommandé avec accusé de réception, sont exorbitants, sans compter la charge de travail que cela nécessite !
• Vos statuts prévoient que le trésorier doit contresigner toutes les dépenses dépassant un certain montant (10.000 euros).
  A l’époque, 10.000 euros constituait une somme considérable dans votre budget et la garantie d’une contre-signature par le trésorier vous semblait prudente.
  Hélas, maintenant que vous avez 20 salariés, la paie mensuelle dépasse ce plafond et vous êtes obligé de déranger le trésorier tous les mois pour valider les virements de salaires !  Sans compter que votre trésorier, bénévole, n’avait jamais imaginé que ça lui prendrait autant de temps !
• Vos statuts ne prévoient pas la possibilité pour le conseil d’administration ou pour l’assemblée générale de se réunir à distance, ni de délibérer par consultation écrite. Or, maintenant que l’habitude est prise depuis la crise sanitaire et que cela facilite la participation d’un plus grand nombre, il faut que nos textes statutaires soient adaptés à notre fonctionnement. A défaut, nos décisions pourraient être remises en causes.

Peu de dirigeants associatifs le savent : vous êtes libres d’écrire vos statuts comme bon vous semble. En contrepartie, une fois que vous avez fixé vos propres règles du jeu, vous êtes tenus de les respecter.

Si vos statuts ne collent plus à votre organisation, vous en pâtissez au quotidien en tentant de rentrer dans ce moule inadapté.

La solution est simple : il faut mettre à jour vos statuts, pensez à eux comme le mode d’emploi de votre association. Ils doivent être clairs, pratiques, utiles.

Dans les cas exposés plus haut, vous pourriez par exemple :

• confier le droit d’embauche et de licencier au président,
• prévoir que la convocation de l’assemblée générale puisse être envoyée par courrier électronique,
• relever le plafond de contresignature à 50.000 euros,
• permettre aux instances statutaire de se réunir à distance et/ou de délibérer par écrit.

Maintenant que vous êtes convaincu de l’utilité de la démarche, une modification statutaire doit être mise en œuvre. Classiquement, les statuts prévoient la nécessité  de convoquer une assemblée générale, et certainement même une « assemblée générale extraordinaire » : vous vous demandez si ça ne va pas être trop compliqué à mettre en place ?

En pratique, sauf clause statutaire contraire, vous pouvez la tenir le même jour que votre assemblée générale ordinaire annuelle, ce qui en simplifie déjà l’organisation et la convocation. Même lieu, même date avec un horaire décalé et le tour est joué !

Pour le contenu des nouveaux statuts, les mises à jour porteront en priorité sur vos nouvelles règles de fonctionnement au quotidien, pour coller à votre réalité terrain.

Des solutions existent pour vous simplifier la vie, avec des statuts sur mesure, qui tiennent compte des meilleures pratiques observées et de notre expérience du terrain associatif.

Besoin d’aide pour mettre cela en place ?
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