A la demande générale, nous revenons sur les questions les plus fréquemment posées par les associations et fondations que nous accompagnons : tout ce que vous avez toujours voulu savoir sur l’organisation de votre assemblée générale !
L’Assemblée générale associative en 10 questions clés
1. Durant l’assemblée générale de notre association, comment nous assurer que les décisions sont adoptées selon la bonne règle de majorité ?
Les statuts de l’association fixent souvent la règle de majorité requise pour qu’une décision soit adoptée. Pour autant, en fonction de la formule statutaire, il n’est pas toujours aisé de s’y retrouver.
En pratique, on rencontre fréquemment les types de majorité suivantes :
- La majorité des suffrages exprimés
- La majorité des membres présents ou représentés.
Dans le silence des statuts, c’est la majorité simple des suffrages exprimés qui est reconnue par les juges comme la majorité par défaut.
Pour la calculer, on tient compte des seuls suffrages exprimés pour déterminer s’il y a plus de votes «POUR » ou de votes « CONTRE » sans tenir compte des abstentions.
Pour aller plus loin : Assemblée Générale de l’association : aurez-vous la majorité ? – Camino Avocats
Assemblée Générale de l’association : aurez-vous la majorité ?
2. Quels sont les documents indispensables à établir pour préparer l’assemblée générale de notre association ?
En premier lieu, référez-vous aux statuts de l’association en vigueur afin de déterminer quels documents sont imposés par les textes.
Ensuite, pour préparer, tenir et rendre compte de la tenue de votre réunion vous devez disposer des statuts, du règlement intérieur (qui précise les statuts) s’il existe, de la liste des membres à jour, des feuilles d’émargement, des rapports annuels (rapport moral, rapport d’activités, rapport financier, comptes annuels et annexes) et vous devrez également adresser un courrier de convocation aux membres et établir un procès-verbal de l’assemblée générale.
Si des élections ont lieu pendant votre assemblée générale, les documents utiles pour le vote sont aussi à prévoir et notamment la liste des candidats, les bulletins de votes ou le matériel pour un vote électronique, les urnes, les éléments pour le dépouillement…
3. Comment savoir si notre assemblée générale est régulière ?
Ici encore, référez-vous aux statuts de l’association en vigueur afin de déterminer avec précisions les obligations statutaires.
Pour vous aider dans cette démarche, nous avons créé une fiche outil vous permettant de recenser précisément les règles inscrites dans les statuts et l’éventuel règlement intérieur s’agissant de l’organisation de la réunion.
Pour demander votre fiche outil, adressez un mail à : contact@camino-avocats.com en précisant en objet « FICHE OUTIL PREPA AG ».
4. Quelles sont les étapes indispensables à tenir pour préparer l’assemblée générale de notre association ?
Pour vous permettre de ne rien oublier, nous vous proposons une liste des différents points à respecter afin de réussir votre assemblée générale en 10 étapes : Préparer votre AG en toute sécurité juridique : la check-list – Camino Avocats
Préparer votre AG en toute sécurité juridique : la check-list
5. Si le quorum de l’assemblée générale est atteint au démarrage mais que des membres quittent la réunion avant qu’il soit procédé au vote des délibérations, l’AG peut-elle alors valablement délibérer ?
Le quorum s’apprécie au moment de l’ouverture de la séance, mais également au moment de la mise en discussion de chaque point de l’ordre du jour. Le Conseil d’État a en effet jugé, dans une affaire transposable aux associations, que le quorum doit être atteint tout au long de la séance, lors de la mise en discussion de toute question soumise à délibération (décision du 18 octobre 1989, N°63984).
Ainsi, pour l’appréciation du quorum, prenez en compte les éventuels arrivées ou départs des membres en cours de séance, et assurez-vous avant chaque vote que vous avez toujours le quorum pour la validité du vote.
Imaginez que vous ayez le quorum en début de séance, mais que l’assemblée se prolongeant, certains membres quittent la salle : il est possible que les délibérations prises après leur départ ne soient pas valables, pour défaut de quorum.
Inversement, si vous avez commencé sans attendre d’avoir le quorum, si des personnes arrivent au cours de la séance, cela peut vous permettre de valider des délibérations.
Pour bien comprendre la différence entre quorum et majorité : Assemblée Générale de l’association : aurez-vous la majorité ? – Camino Avocats
6. Devons-nous établir un procès verbal pour la réunion de notre assemblée générale ?
Etablir un procès-verbal (PV) de la réunion de votre assemblée générale n’est pas une obligation légale mais bien souvent une obligation statutaire. Autrement dit, les statuts de l’association imposent souvent l’établissement d’un procès-verbal.
En tout état de cause, ce document est nécessaire pour garder trace et prouver les décisions prises. C’est également souvent nécessaire pour les dossiers à transmettre aux financeurs et c’est indispensable pour effectuer les formalités de déclaration à la préfecture lorsqu’elles sont à réaliser.
Ainsi, prévoyez la rédaction d’un procès-verbal de l’assemblée générale.
7. Que doit contenir le procès-verbal de la réunion ?
Pour pouvoir servir d’élément probant de la régularité des décisions prises, le procès-verbal (PV) de la réunion de votre assemblée générale doit contenir des éléments essentiels :
- L’identification de l’association concernée
- Date, lieu, horaires (début et fin) de la réunion
- Nombre de membres présents, représentés, les invités
- Les points à l’ordre du jour
- Le bureau de l’instance
- Le texte des délibérations et les résultats de votes
Il n’est pas nécessaire de reproduire l’intégralité des échanges. Le procès-verbal d’une assemblée générale ne se confond pas avec des minutes de la réunion.
Nous recommandons de privilégier un contenu synthétique, en conservant les documents ayant été transmis et présentés aux membres en vue de chaque délibération.
8. Pouvons-nous organiser une réunion dématérialisée, faire voter notre assemblée générale à distance, sans faire déplacer les membres ?
Les modalités de réunions et de vote des différentes instances de l’association sont déterminées dans les statuts et le cas échéant le règlement intérieur.
Habituellement, les instances et plus particulièrement les assemblées générales se réunissent en présentiel. Il s’agit du mode de réunion « par défaut » et le plus répandu dans les associations (au moins avant la période « covid »). Les juges considèrent que les textes des statuts sont rédigés dans cet esprit de réunion physique.
L’organisation de réunions d’instances statutaires de façon dématérialisée ou le vote à distance n’est donc possible, selon la jurisprudence actuelle, que si ces modalités sont explicitement prévues dans les statuts (1ère civ. 25-1-2017 n° 15-25561). A défaut, la validité de la réunion peut être remise en cause.
Pour aller plus loin : Comment tenir le CA et l’AG de votre association ? – Camino Avocats
Comment tenir le CA et l’AG de votre association ?
Il convient donc, si ce n’est pas encore le cas, d’intégrer de telles modalités de réunion et de vote dans vos statuts.
Pourquoi vous devez changer vos statuts… et c’est une bonne nouvelle !
9. Les statuts de l’association imposent un délai de convocation d’1 mois, mais le règlement intérieur permet de convoquer les membres 15 jours seulement avant l’AG. Pouvons-nous appliquer la règle prévue dans le RI ?
Si le règlement intérieur est contradictoire avec les statuts, ce sont ces derniers qui priment. Ainsi, pour sécuriser la convocation et la tenue de votre assemblée générale, elle devra être convoquée un mois avant la date de la réunion.
Dans ce cas, pensez à mettre à jour votre règlement intérieur ou à modifier vos statuts.
Pour éviter ce type d’incohérences, nous recommandons de ne pas reprendre dans votre règlement intérieur des points qui sont déjà prévus dans vos statuts et de n’y apporter que des compléments.
10. Pourquoi et comment formaliser un quitus en AG ?
Demander aux membres de l’assemblée générale de donner quitus aux dirigeants, c’est leur demander de valider la bonne exécution de leurs missions dans le cadre de leur mandat de dirigeants-administrateurs.
Voici un exemple de formule : « L’Assemblée Générale donne quitus à <nom du ou des dirigeants ou de l’instance dirigeante> pour sa/leur gestion au titre de l’exercice <année>. »
Besoin d’aide ?
Vous vous interrogez sur une ou plusieurs questions juridiques concernant votre association, sa structuration et son évolution ? Nous pouvons vous accompagner.
Vous pouvez nous contacter par téléphone au 01.56.74.25.58 ou bien écrivez-nous par e-mail.