Article mis à jour le 23 mai 2023

Chaque année, le premier semestre est un moment riche dans le fonctionnement et la vie statutaire des associations.

C’est la période où :

• les organes d’administration de l’association procèdent à l’arrêté des comptes à soumettre au vote des assemblées générales,
• les dirigeants de la structure présentent en assemblée générale leur rapport de gestion et d’activité de l’association,
• ils remettent le cas échéant leur mandat en jeu dans le cadre des élections,
• des projets importants doivent être soumis à approbation…

 

Durant la crise sanitaire, vous avez pu prendre l’habitude de réunir ou faire voter vos instances à distance. Mais attention, car les dispositions dérogatoires qui vous le permettaient ne sont plus applicables.

Si, pendant la crise sanitaire et jusqu’au 31 juillet 2022, les associations pouvaient organiser les réunions et votes de leurs assemblée générale, conseil d’administration et bureau à distance, ces dispositions transitoires ne sont plus applicables. Ce sont donc les règles en temps ordinaire qui s’appliquent.

Il nous parait donc essentiel de faire le point sur les règles applicables en temps ordinaire.

Sans prétendre à l’exhaustivité, mais pour vous aider à y voir plus clair dans ce que vous pouvez faire et comment, nous vous proposons un rappel des règles et des possibilités qui s’offrent à vous, dans une perspective de limitation des risques, sur le plan juridique, pour votre association.

Réunion de vos instances : la réponse est dans vos statuts

La loi du 1er juillet 1901 régissant les associations ne contient aucune disposition imposant une consultation des membres de l’association et des modalités particulières de réunion des instances statutaires.

Pour autant, certaines associations ont une obligation légale de tenir des assemblées générales et de disposer d’un organe d’administration.

Pour les autres, ce sont seulement leurs statuts qui leur imposent de réunir de tels organes.

 La première question à se poser  :

Quelles sont les dispositions statutaires applicables dans votre association ?

Ainsi, ressortez vos statuts et règlement intérieur et vérifiez leur rédaction.

Les modalités de convocation des instances

Les organes collégiaux d’une association sont convoqués et se réunissent selon les modalités fixées par les statuts et le règlement intérieur en vigueur dans l’association.

Les textes statutaires applicables dans votre association imposent bien souvent :

• la convocation et la réunion de l’organe d’administration, souvent dénommé Conseil d’Administration
• la convocation et la réunion de l’organe délibérant, souvent dénommé Assemblée Générale.

Il est fréquent que ce soit l’organe d’administration qui doive, lors d’une réunion, convoquer l’organe délibérant, fixer sa date, son ordre du jour.

De telles obligations peuvent être assorties de délais.

C’est ainsi que bon nombre d’organismes sans but lucratif doivent en principe réunir leur assemblée générale dans les six mois suivant la fin du dernier exercice comptable, soit avant le 30 juin de chaque année pour les structures dont l’exercice repose sur l’année civile.

Ce sera par exemple le cas des associations réglementées comme les associations reconnues d’utilité publique (ARUP) ou encore les fédérations sportives, les associations tenues d’établir des comptes annuels, de désigner au moins un commissaire aux comptes et de publier leurs comptes au Journal Officiel, les associations tenues de transmettre à leurs financeurs des comptes approuvés…

Les points à l’ordre du jour des réunions de vos instances

Les organes statutaires peuvent être amenés à délibérer sur plusieurs points fixés dans les textes statutaires ou les sujets à voter sont adaptés à l’actualité de l’association et à ses projets.

Ainsi, bien souvent, le conseil d’administration de l’association doit se réunir au printemps afin notamment d’arrêter les comptes à soumettre à l’approbation de l’AG, éventuellement fixer l’ordre du jour et la date de l’AG ainsi que préparer les résolutions qui seront soumises à son vote.

L’assemblée générale annuelle de l’association qui se réunit avant l’été, doit habituellement, chaque année :

• se prononcer sur le rapport d’activité, le rapport de gestion ou encore le rapport moral ou financier relatif au dernier exercice clos
• approuver les comptes du dernier exercice clos qui auront été arrêtés au préalable par l’organe d’administration
• décider l’affectation du résultat
• donner quitus aux administrateurs pour leur gestion
• voter le cas échéant le budget de l’exercice en cours (sauf à ce que cela relève de la compétence de l’organe d’administration)
• élire de nouveaux administrateurs
• ainsi que délibérer sur tous les points à l’ordre du jour.

Certaines années, à l’occasion de la réunion d’une assemblée générale ordinaire annuelle, les dirigeants en profitent pour convoquer également une assemblée générale extraordinaire afin de procéder à une modification des statuts, ou statuer sur la fusion de l’association avec une ou plusieurs autres structures,…

Les modalités de réunion des instances

Les modalités de réunions des différentes instances de l’association sont déterminées dans les statuts et le cas échéant le règlement intérieur.

Habituellement, vos instances se réunissent en présentiel. Il s’agit du mode de réunion « par défaut » et le plus répandu dans les associations. Les textes des statuts sont rédigés dans cet esprit de réunion physique.

Mais vous savez qu’il est aujourd’hui possible, avec les nouvelles techniques de l’information et de la  communication, de se réunir de façon dématérialisée.

On parle alors d’assemblées générales en ligne (avec consultation écrite), des votes à distance (votes électroniques), des visioconférences ou encore des procédés de signature électronique.

Un certain nombre de prestataires proposent d’ailleurs leurs services pour vous aider à organiser de telles réunions dématérialisées de manière sécurisée,  notamment pour assurer la sincérité des votes et un décompte incontestable.

Mais, attention, les dispositions dérogatoires en vigueur pendant la crises sanitaire n’étant plus applicables, la validité juridique de ces modalités dépend de ce qui est écrit dans vos statuts.

Les réunions dématérialisées sont-elles prévues par vos statuts?

Pour ceux qui ont récemment modifié leurs textes statutaires, ceux-ci prévoient peut-être la possibilité de réunir de manière dématérialisée les organes statutaires, y compris les assemblées générales.

Dans ce cas, cette période de confinement, qui interdit toute réunion physique de vos instances, est l’occasion d’expérimenter et mettre en pratique ces modalités de réunion particulières.

Pour les autres, pour qui la possibilité de se réunir de façon dématérialisée n’est pas prévue par les statuts, vous vous demandez certainement si vous pouvez tout de même organiser des réunions ou des votes à distance.

A l’heure actuelle, la jurisprudence est claire sur le sujet :

L’organisation de réunions d’instances statutaires de façon dématérialisée n’est possible que si elle est prévue dans les statuts.

A titre d’exemple, il a été jugé qu’une décision ne peut pas être adoptée par une consultation écrite des membres, sans tenue d’une assemblée générale, lorsque les statuts n’ont pas expressément prévu de pouvoir remplacer la réunion effective de l’assemblée par une consultation par correspondance (1).

Ainsi, pour toutes les associations dont les statuts sont silencieux sur la possibilité de réunir vos instances à distance ou de mettre en place un vote par correspondance, sachez que la mise en place de telles modalités de vote serait irrégulière, et ferait donc peser un risque de nullité des délibérations prises par vos instances.

La nullité comme conséquence d’une irrégularité

Si une irrégularité a été commise, elle sera annulable si elle est expressément sanctionnée par la nullité dans les statuts ou si l’irrégularité a eu une incidence sur le déroulement et la sincérité de la consultation (2).

Pour autant, et si cela peut vous rassurer, une décision d’assemblée générale (et de toute autre instance statutaire) doit être considérée comme valable tant qu’elle n’est pas annulée par les juges (3).

Et l’annulation de délibérations d’une instance statutaire doit être demandée par une personne ayant qualité pour agir (par exemple un membre de l’association, qui peut être considéré comme victime de l’irrégularité). Cette personne, victime de l’irrégularité, peut décider de renoncer à une action en nullité.

Le délai pour agir en justice en nullité d’une décision d’une instance est de 5 ans à compter du jour où la personne ayant qualité pour agir a connu ou aurait dû connaître l’irrégularité (4).

Toutefois, s’agissant des résolutions qui doivent faire l’objet d’une déclaration en préfecture (modifications statutaires, changements d’administrateurs, création d’un nouvel établissement…) le délai pour agir est de 5 ans à compter de la date à laquelle cette formalité est accomplie (5).

La régularisation d’une irrégularité est possible

Une irrégularité n’entraîne pas la nullité des délibérations lorsqu’elle a été régularisée en temps utile (6).

Ainsi, une nouvelle assemblée peut régulariser, dans des conditions régulières, une décision irrégulière prise lors d’une réunion précédente (7) ; cependant, elle ne saurait se contenter d’approuver le procès-verbal de l’assemblée irrégulière (8).

 

Questions / Réponses

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Que se passe-t-il si nos instances statutaires délibèrent de façon dématérialisée alors que ce n’est pas prévu par les statuts ?

Si vous entrez dans le champ des mesures exceptionnelles des ordonnances du 25 mars 2020, les délibérations seront valables car la loi rend inopérantes les dispositions des statuts.

Le risque de nullité pourrait toujours venir de membres qui pourraient user de leur qualité à agir pour saisir le tribunal judiciaire afin qu’il prononce la nullité des délibérations prises dans des conditions qu’ils estimeraient irrégulières ; les personnes ayant qualité pour agir pouvant toutefois renoncer à une telle action.

Selon nous, en cette période de crise, et excepté s’il y a de fortes tensions dans l’association, en définitive, ce risque parait assez faible.

En tout état de cause, les délibérations de vos organes seront valables tant qu’un juge ne les aura pas déclarées nulles.

En outre, pour éviter qu’un juge prononce la nullité de l’assemblée générale, il conviendra de disposer des preuves suffisantes sur les moyens techniques mis en oeuvre. De plus, il sera possible de ratifier la décision a posteriori, c’est-à-dire de faire à nouveau voter, de manière régulière, l’assemblée générale lorsque vous pourrez à nouveau la réunir. Il s’agira alors de confirmer les décisions prises dans cette période exceptionnelle.

Ce processus de ratification de la décision prise, reconnu depuis longtemps par la jurisprudence (9) et inscrit dans le code civil (10), permettra le cas échéant de couvrir le risque de nullité de vos délibérations votées de manière dématérialisée.

 

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Que se passe-t-il si l’assemblée générale de mon association n’a pas pu pas se réunir avant le 30 juin de l’année ?

Pour les associations ayant une activité économique et l’obligation, à ce titre, d’établir des comptes annuels et de les soumettre, avec le rapport de gestion, à l’approbation de l’assemblée générale au plus tard dans les six mois de la clôture de l’exercice, ce délai de six mois ne peut être prolongé, en principe, qu’à la demande du représentant légal de l’association, par ordonnance du président tribunal judiciaire statuant sur requête (11).

Un assouplissement, par mesures gouvernementales, avait été prévu s’agissant de l’approbation des comptes de l’exercice 2019 compte tenu de la situation exceptionnelle que nous rencontrions. La Loi n° 2020-290 du 23 mars 2020 d’urgence pour faire face à l’épidémie de covid-19 a prévu dans son article 11 la possibilité pour le gouvernement de prendre par ordonnance des mesures. Ainsi, une Ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020  (*) avait rendu régulière la tenue des conseils d’administration et assemblées générale dans des conditions exceptionnelles, sous réserve de respecter les règles prévues par les statuts et le cas échéant celles fixées par ladite ordonnance.

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Mon association est Reconnue d’Utilité Publique et doit soumettre à son assemblée générale une modification statutaire et ratifier une décision relative à l’acquisition et l’aliénation d’un bien immobilier.  Comment faire ?

En tant qu’association RUP, votre association est soumise à une autorité de tutelle. Cette autorité de tutelle examinera en détail les modalités de vote des instances statutaires de l’association avant de donner leur approbation pour les décisions qui le nécessitent.

Pour votre structure, si elle n’a pas encore prévu dans ses statuts la possibilité de voter de manière dématérialisée, le recours à un procédé de vote dématérialisée peut en principe venir remettre en cause son projet, qui pourrait ne pas avoir l’approbation des autorités de tutelle.

En 2020, une Ordonnance du 25 mars 2020 avait rendu régulières les réunions des conseils d’administration et assemblées générales tenues à distance sous réserve des moyens techniques utilisés, peut être utilisée car elle prévoit que les règles sont applicables quels que soient les points à l’ordre du jour. 

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Quelles différences fait-on entre réunion en visio ou audio-conférence, vote à distance, vote en ligne ou consultation écrite ?

Tous les termes ne sont pas clairement définis et il convient de distinguer :

• La notion de présence : au lieu d’être physiquement présent à une réunion, les personnes peuvent participer par conférence téléphonique ou audiovisuelle sous réserve des moyens techniques utilisés. Pour que de telles modalités de réunions soient reconnues valables pour vos AG et vos CA, il faut que les moyens techniques mis en œuvre :
  • permettent l’identification des membres présents
  • garantissent la participation effective des membres
  • transmettent au moins la voix des participants
  • satisfassent à des caractéristiques techniques permettant la retransmission continue et simultanée des délibérations.
• La consultation écrite qui n’est pas une réunion mais une manière de soumettre au vote des délibérations, par exemple par mail ou via des outils en ligne (comme des outils de sondage). 

Dans tous les cas, il conviendra de disposer des preuves suffisantes sur les moyens techniques mis en œuvre afin de limiter les risques de remises en cause des décisions prises.

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Dans le cadre d’une réunion à distance, comment peut-on procéder au vote ?

Lors des réunions physiques, les votes ont lieu à main levée ou par scrutin secret.

En réunion par conférence téléphonique ou audiovisuelle, il convient d’adapter l’expression des participants selon leur nombre et la nécessité du caractère secret du vote ou non.

Pour les votes en direct au cours de la réunion mais secrets, il convient de disposer d’outils techniques proposant les fonctionnalités adaptées.

Dans tous les cas, il conviendra de disposer des preuves suffisantes sur les moyens techniques mis en œuvre afin de limiter les risques de remises en cause des décisions prises.

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Pendant la crise sanitaire, pouvions-nous faire délibérer notre AG par consultation écrite ?

Oui. Dans sa version initiale, l’ordonnance n°2020-321 du 25 mars 2020 ne le permettait pas mais jusqu’au 1er avril 2021, l’ordonnance du 25 mars 2020 modifiée permettait la prise de décision des AG par voie de consultation écrite des membres si ce n’était pas prévu dans les statuts de l’association.

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Pendant la crise sanitaire, pouvions-nous faire délibérer notre CA par consultation écrite ?

Oui, l’ordonnance n°2020-321 du 25 mars 2020  dont les dispositions étaient applicables jusqu’au 01/04/2021 permettait à une association de faire délibérer son organe d’administration par voie de consultation écrite des administrateurs dans des conditions assurant la collégialité de la délibération.

Vous pouviez donc faire délibérer votre CA soit dans le cadre d’une réunion à distance par conférence téléphonique ou audiovisuelle, soit par voie de consultation écrite.

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Pendant la crise sanitaire, pour une réunion de CA ou d’AG organisée à distance, quels documents devait-on établir et conserver ?

Afin de limiter les risques de remises en cause des décisions prises par les instances, dans ces conditions si exceptionnelles, il était essentiel de conserver des preuves des modalités de prises de décisions.

Il convenait en particulier de pouvoir démontrer la qualité des moyens techniques mis en œuvre, c’est-à-dire :

• s’assurer que l’ensemble des membres disposent techniquement de la possibilité de délibérer sous une forme dématérialisée (téléphone, ordinateur compatible avec le logiciel utilisé…)
• disposer d’une justification des présences, des votes émis : impressions d’écran, enregistrement des échanges, trace de messages dans les outils de « chat »…
• mentionner l’outil utilisé dans le PV et conserver une fiche de présentation de l’outil,
• …

En outre, comme pour toute réunion de vos instances, il s’agissait de :

• s’assurer que tous les membres avaient été convoqués
• respecter le quorum (s’il existe) et les règles de majorité statutaires
• s’assurer de la comptabilisation des mandats de représentation.

Pour plus de sécurité, vous pouviez même demander aux organes de l’association de valider ces modalités de vote exceptionnelles avant toute prise de décisions.

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Comment trouver un outil ou un prestataire pour l’organisation de nos CA et AG à distance ?

Il s’agit surtout de trouver un prestataire ou un logiciel adapté à la taille de l’instance, qui respecte les règles en matière de protection des données personnelles et présente des garanties techniques.

Avant d’avoir recours à un outil en particulier, nous vous invitons à étudier les conditions d’utilisation de l’outil en tenant compte des recommandations de la CNIL.

Si les solutions pour les CA sont assez simples à trouver compte tenu de la taille de l’instance, qui ne dépasse pas bien souvent une vingtaine de membres, pour les AG, en fonction du nombre de membres que vous avez, la mise en place d’une réunion en ligne peut être compliquée.

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Pour aller plus loin sur la préparation de votre AG : Préparer votre AG en toute sécurité juridique : la check-list

Vous souhaitez être accompagné afin de sécuriser votre processus décisionnel ou pour tout complément d’information, écrivez-nous par e-mail.

 

Pour rappel, les dispositions exceptionnelles qui ne sont désormais plus en vigueur :

Ordonnance n° 2020-321 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles de réunion et de délibération des assemblées et organes dirigeants des personnes morales et entités dépourvues de personnalité morale de droit privé en raison de l’épidémie de covid-19

Article 8 VI de la Loi n° 2021-689 du 31 mai 2021 relative à la gestion de la sortie de crise sanitaire.

Références citées dans l’article

1. 1ère civ. 25-1-2017 n° 15-25561
2. 1ère civ. 27-2-2013 n° 11-29039
3. CA Paris 9-10-2014 n° 13/10693
4. Article 2224 du code civil
5. Cass, 2e civ. 6-9-2018 n° 17-19.657
6. CA Lyon 10-2-2015 n° 13/06697
7. CA Colmar 16-10-2013 n° 12/02507 ; CA Paris 26-6-2014 n° 13/13388
8. CA Versailles 30-6-2011 n° 10/03018
9. Cour de cassation, 1ère chambre civile, 2 décembre 1975, n°74-14400
10. Article 1156, alinéa 3 du code civil
11. Article R 612-2 du code de commerce modifié